Amtliche Beglaubigung von Abschriften und Fotokopien

Das Bürgeramt ist befugt, Abschriften von Urkunden, die die Stadt selbst ausgestellt hat, zu beglaubigen. Darüber hinaus können Abschriften beglaubigt werden, wenn die Urkunden von einer Behörde ausgestellt sind oder die Abschrift zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird.

Ausnahme von Beglaubigungen
Personenstandsrechtliche Urkunden (z.B. Geburtsurkunde, Heiratsurkunde etc.) können grundsätzlich nur vom jeweiligen Standesamt beglaubigt werden.

Bei der Beglaubigung von Abschriften/Fotokopien ist in jedem Fall das Orginal vorzulegen.

Informationen zur amtlichen Beglaubigung von Unterschriften finden Sie hier.

Voraussetzungen

Eine amtliche Beglaubigung ist nicht zulässig, wenn durch Rechtsvorschrift eine öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben ist, zum Beispiel bei Grundstücksgeschäften. Eine öffentliche Beglaubigung wird in der Regel durch einen Notar vorgenommen. Eine amtliche Beglaubigung (nicht zu verwechseln mit einer öffentlichen Beglaubigung) eines Schriftstückes ist nicht in allen Fällen zulässig. Die Zulässigkeit ist in der Regel dann gegeben, wenn das Original des Schriftstückes von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde oder die Abschrift oder Kopie zur Vorlage bei einer deutschen Behörde bestimmt ist.(§ 33 Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen Gesetzessammlung des Innenministerium NRW ). Maßgeblich ist der Behördenbegriff des Verwaltungsverfahrensgesetzes.

Nicht beglaubigt werden unter anderem:

• Personenstandsurkunden - diese sind beim zuständigen Standesamt anzufordern.
• Führerscheine, Nationalpässe, Reisepässe und Personalausweise, hier darf der Effekt, dass die Kopie an die Stelle des Originals tritt, gerade nicht eintreten.
• Abschriften und Kopien, wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist. (Die Beglaubigung eines Auszuges ist hingegen unter ausdrücklichem Hinweis hierauf zulässig.)
• Da die Zulässigkeit der amtlichen Beglaubigung im wesentlichen vom (Rechts-)Charakter des Originals abhängt, bedarf es der Kenntnis seines Inhaltes. Dies schliesst die Beglaubigung fremdsprachiger Schriftstücke grundsätzlich aus.

Aufenthalts-, Lebens- bzw. Meldebescheinigungen, die im Ausland vorzulegen sind, bedürfen oft der so genannten Überbeglaubigung, auch Apostille genannt. Hinweise zur Apostille durch die Bezirksregierung Düsseldorf