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Rechtsverbindliche E-Mails / De-Mail

Sichere und rechtsverbindliche digitale Kommunikation mit der Stadtverwaltung

Soweit für einen Vorgang per Gesetz die eigenhändige Schriftform vorgeschrieben ist (formgebundenen Kommunikation), musste dieser Schriftverkehr bislang persönlich unterschrieben und dann in das Rathaus gebracht oder geschickt werden, damit der Vorgang rechtsverbindlich werden konnte. Durch De-Mail und rechtsverbindliche E-Mails hat sich das geändert.

De-Mail

Sie können die Stadt Neuss über die De-Mail-Adresse stadtverwaltung@neuss.de-mail.de erreichen. De-Mails basieren auf der E-Mail, können jedoch (im Gegensatz zu E-Mails) sicher, vertraulich und nachweisbar versendet und empfangen werden. Dazu gehören auch Sende- und Empfangsbestätigungen, die elektronische Einschreiben ermöglichen. Die De-Mail verbindet so den Komfort einer E-Mail mit der Rechtssicherheit der klassischen Briefpost und stellt damit deren elektronisches Gegenstück dar.

Um eine De-Mail versenden zu können, müssen Sie sich zunächst bei einem zugelassenen Anbieter ein Konto einrichten. Weitere Informationen finden Sie auf der Homepage des Beauftragten des Bundesregierung für Informationstechnik.

Zur Einrichtung ist eine einmalige persönliche Identifikation erforderlich. Diese kann mit dem elektronischen Identitätsnachweis im neuen Personalausweis oder im elektronischen Aufenthaltstitel erfolgen. Alternativ können Sie sich von den Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern der De-Mail-Anbieter persönlich identifizieren lassen.

Rechtsverbindliche E-Mails

Rechtsverbindliche E-Mails können über die zentrale E-Mail-Adresse vps@stadt.neuss.de an die Stadt Neuss gesendet werden.

E-Mails an diese Adresse müssen mit einer sogenannten „qualifizierten elektronischen Signatur“ gem. § 3a VwVfG NRW versehen (sog. Class 3-Zertifikat) und zusätzlich verschlüsselt werden.
Für die erforderliche Verschlüsselung dieser Nachrichten benötigen Sie den öffentlichen Schlüssel der Stadt Neuss, den Sie an dieser Stelle herunter laden können:

Hinweis: Bitte verwenden Sie ausschließlich den hier zum Download bereitgestellten öffentlichen Schlüssel. Vorherige Versionen des Schlüssels können nicht mehr verwendet werden.

Derzeit wird seitens der Stadt Neuss ausschließlich der Verschlüsselungsstandard S/MIME unterstützt. Durch die Verschlüsselung soll verhindert werden, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden können. Der Eingang einer E-Mail bei der Virtuellen Poststelle gilt als Zugang im Sinne des § 130 BGB, das heißt, Willenserklärungen werden wirksam und Fristen beginnen zu laufen.

Wichtig:

  • Die Rechtsverbindlichkeit gilt ausschließlich für die E-Mail-Adresse „vps@stadt.neuss.de“ und die De-Mail-Adresse stadtverwaltung@neuss.de-mail.de nicht für andere E-Mail-Adressen der Stadt Neuss!
  • Andere E-Mail-Adressen der Stadt Neuss für die formfreie Kommunikation sind nicht in der Lage, rechtsverbindlich signierte und verschlüsselte E-Mails zu verarbeiten.
  • Die Stadt Neuss verarbeitet Signaturen der von der Bundesnetzagentur zugelassenen Trustcenter. Signaturen nicht zugelassener Trustcenter werden nicht akzeptiert. Eine solche E Mail und deren Dokument-Anhänge widersprechen den hier aufgeführten Regelungen und werden als nicht rechtsverbindlicher Datenverkehr gewertet. Ggf. müssen Anträge und Anschreiben aus solchen E Mails der Stadt Neuss ergänzend auf dem Postweg zugesendet werden.
  • Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifikation des Signatur-Schlüsselinhabers nicht ermöglicht, ist nicht zulässig.
  • Kann Ihre E-Mail bei der Stadt Neuss nicht verarbeitet werden, werden Sie schnellstmöglich ebenfalls, sofern verfügbar per E-Mail oder alternativ unter Verwendung der uns von Ihnen bereitgestellten Kontaktdaten darüber informiert.
  • Von dieser Verfahrensweise ist die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen und Vergaben der Stadt Neuss ausdrücklich ausgenommen. Hierzu besteht ein speziell geregelter Kommunikationsweg.
  • Sofern Sie uns Anregungen und Beschwerden zukommen lassen möchten, so nutzen Sie hierzu bitte das gesonderte Angebot der Stadt Neuss.

Erlaubte Formate

Für rechtsverbindliche wie formfreie E-Mails oder De-Mails an die Stadtverwaltung Neuss gilt: Möchten Sie uns E-Mails mit Dateianhängen senden, so beachten Sie bitte, dass die Größe der E-Mail einschließlich angehängter Dateien 50 MB nicht überschreiten darf.
Bei den Dateiformaten sollten Sie sich im Interesse einer zügigen Bearbeitung Ihres Anliegens auf folgende Standards beschränken:

  • .pdf
  • .docx (soweit keine Makros vorhanden sind)
  • .xslx (soweit keine Markos vorhanden sind)
  • .pptx (soweit keine Markos vorhanden sind)
  • .rtf
  • .txt
  • .jpg oder .jpeg
  • .tif